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Personal Data and Information Processing Policy

Personal Data and Information Processing Policy

La presente Pol铆tica de Tratamiento de Datos Personales e Informaci贸n (en adelante la 鈥淧ol铆tica鈥), tiene como objetivo implementar las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, en lo que se refiere exclusivamente a las bases de datos, archivos e informaci贸n que contengan datos personales susceptibles de tratamiento y explica c贸mo la FUNDACI脫N CIGARRA, recolecta, almacena, usa, circula y trata informaci贸n que usted nos provee a trav茅s de distintos medios, en raz贸n de la actividad sin 谩nimo de lucro y de la gesti贸n administrativa que desarrolla.
1. DATOS DE CONTACTO DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
FUNDACI脫N CIGARRA
Calle 71Q sur No. 27-60
Correo electr贸nico: isabel.gutierrez@cigarra.org
Tel茅fono: (57+1) 7907122
2. R脡GIMEN DE PROTECCI脫N DE DATOS PERSONALES
鈥 Constituci贸n Pol铆tica de Colombia
鈥 Ley 1266 de 2008
鈥 Sentencia C-748 de 2011.
鈥 Ley 1581 de 2012
鈥 Decreto 1377 de 2013.
鈥 Decreto 886 de 2014.
鈥 Decreto 1074 de 2015.
3. PRINCIPIOS RECTORES
Es un compromiso de FUNDACI脫N CIGARRA, en desarrollo de su gesti贸n, el entender y aplicar de manera arm贸nica los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012:
飩 Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las dem谩s disposiciones que la desarrollen.
飩 Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad leg铆tima de acuerdo con la Constituci贸n y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
飩 Principio de libertad: El Tratamiento s贸lo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podr谩n ser obtenidos o
divulgados sin previa autorizaci贸n, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el Consentimiento.
飩 Principio de veracidad o calidad: La informaci贸n sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se proh铆be el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
飩 Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, informaci贸n acerca de la existencia de datos que le conciernan.
飩 Principio de acceso y circulaci贸n restringida: El Tratamiento se sujeta a los l铆mites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constituci贸n. En este sentido, el Tratamiento s贸lo podr谩 hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Ley.
Los datos personales, salvo la informaci贸n p煤blica, no podr谩n estar disponibles en Internet u otros medios de divulgaci贸n o comunicaci贸n masiva, salvo que el acceso sea t茅cnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido s贸lo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
飩 Principio de seguridad: La informaci贸n sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deber谩 manejar con las medidas t茅cnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
飩 Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de p煤blicos est谩n obligadas a garantizar la reserva de la informaci贸n, inclusive despu茅s de finalizada su relaci贸n con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo s贸lo realizar suministro o comunicaci贸n de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los t茅rminos de la misma.
4. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
FUNDACI脫N CIGARRA ha definido los datos que administra, entre ellos los de identificaci贸n, contacto, personales, acad茅micos y de salud; as铆 como las actividades que desarrolla con dichos datos, en particular en su recepci贸n, conservaci贸n, disposici贸n y administraci贸n para los fines propios de la gesti贸n educativa y administrativa.
En el desarrollo de su gesti贸n, FUNDACI脫N CIGARRA puede recolectar datos personales sensibles como pueden ser:
– Informaci贸n de salud, necesaria para la atenci贸n m茅dica de emergencia en caso de una urgencia vital y la asesor铆a para situaciones emocionales, de aprendizaje y relacionales prestada en Psicolog铆a.
– Informaci贸n biom茅trica como medici贸n de mano para identificaci贸n de estudiantes y empleados, fotograf铆as, videos y grabaciones de voz.
Al ser datos personales sensibles, la autorizaci贸n para su tratamiento es facultativa.
FUNDACI脫N CIGARRA podr谩 contratar terceros para el desarrollo de actividades espec铆ficas que pueden incluir el tratamiento de datos personales. En este caso, el encargado deber谩 cumplir con las obligaciones definidas en la ley, as铆 como esta Pol铆tica de Tratamiento de la Informaci贸n. As铆 mismo, podr谩 transferir los datos personales a los terceros necesarios para llevar a cabo las finalidades descritas en La Pol铆tica.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS:
FUNDACI脫N CIGARRA recolecta datos personales de los diferentes miembros que hacen parte de la comunidad educativa: de los ni帽os, ni帽as y adolescentes que son sus estudiantes y, de su grupo familiar (padres, hermanos(as) y acudientes); de profesores, empleados y directivos, de personas que trabajan con los diferentes proveedores o terceros con los cuales tiene relaci贸n FUNDACI脫N CIGARRA en desarrollo de su actividad. A todos ellos aplica esta Pol铆tica.
Las finalidades de la obtenci贸n de datos por parte de la FUNDACI脫N CIGARRA se enmarcan dentro del quehacer propio de la Instituci贸n:
– Proveer los servicios de atenci贸n y cuidado a la primera infancia.
– Proveer los servicios de jornada alterna para ni帽os y ni帽as entre 5 y 18 a帽os.
– Proveer los servicios de recreaci贸n y esparcimiento para personas mayores.
– Desarrollar la gesti贸n formativa de ni帽os, ni帽as y adolescentes durante su permanencia en FUNDACI脫N CIGARRA y posteriormente, para garantizar la disponibilidad de la informaci贸n pertinente que pueda ser requerida por 茅sta.
– Desarrollar actividades l煤dicas, deportivas, culturales, recreativas y educativas como apoyo a la funci贸n formativa de la Fundaci贸n, a trav茅s de terceros, quienes acreditar谩n la suficiencia en el cumplimiento de las normas en materia de protecci贸n de datos personales.
– Generar contenidos y material para comunicaciones y publicaciones internas de FUNDACI脫N CIGARRA.
– Proveer los servicios de alimentaci贸n, atenci贸n psicol贸gica, actividad f铆sica y dem谩s servicios complementarios requeridos para la gesti贸n de la Fundaci贸n.
– Circular o transferir informaci贸n a los entes externos de control, tales como la Alcald铆a Mayor de Bogot谩, el Hospital Vista Hermosa, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, la Secretar铆a Distrital de Salud, la Secretar铆a Distrital de Integraci贸n Social, entre otros.
– Evaluar e implementar actividades de prevenci贸n y promoci贸n en materia de salud, orientados por los planes que el Estado desarrolle para actuar de manera conjunta con los establecimientos de atenci贸n a la primera infancia.
– Mantener una permanente comunicaci贸n con los padres de familia sobre el desarrollo integral de ni帽os, ni帽as y adolescentes y dem谩s informaci贸n relevante. Esto incluye la comunicaci贸n sobre actividades y eventos de FUNDACI脫N CIGARRA.
– Cumplir con los requerimientos legales de retenci贸n de informaci贸n de ni帽os, ni帽as, adolescentes, padres de familia y empleados.
– Conocer y hacer seguimiento a la idoneidad financiera y comportamiento comercial de proveedores, as铆 como contar con la informaci贸n requerida para efectuar los pagos a que haya lugar y para exigir el cumplimiento de las obligaciones contra铆das con FUNDACI脫N CIGARRA. As铆 mismo, los datos de ex proveedores se conservan con el fin de dar una referencia de car谩cter comercial cuando 茅sta sea solicitada a la Fundaci贸n, y de volver a contactarlos para la prestaci贸n de nuevos servicios.
– Monitorear la operaci贸n cotidiana para mantener las condiciones de seguridad de FUNDACI脫N CIGARRA, de los ni帽os, ni帽as, adolescentes, personas mayores, empleados y dem谩s miembros de la comunidad que acceden a las instalaciones.
– Suministrar, compartir, enviar o entregar los datos personales, con instituciones dedicadas a la prestaci贸n del servicio de atenci贸n y cuidado, o terceras personas que requieran la informaci贸n para los mismos fines aqu铆 indicados.
– Evaluar la calidad del servicio y soportar los procesos correspondientes.
– Apoyar procesos estad铆sticos, hist贸ricos, t茅cnico-actuariales propios o de asociaciones gremiales del sector de las ESAL, o para preservar la memoria hist贸rica y cultural institucional.
– Llevar a cabo campa帽as, promociones, rifas, concursos, actividades solidarias, entre otras, con el fin de recaudar fondos para los programas de la Fundaci贸n.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES
a. Conocer, actualizar, rectificar o suprimir (esto 煤ltimo siempre que no medie un v铆nculo legal o contractual que los requiera) sus datos personales frente a FUNDACI脫N CIGARRA en su condici贸n de Responsable del Tratamiento. Este derecho se podr谩 ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento est茅 expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorizaci贸n otorgada a FUNDACI脫N CIGARRA salvo cuando, de acuerdo con la Ley, el Tratamiento que se est谩 realizando no lo requiera.
c. Ser informado por FUNDACI脫N CIGARRA, previa solicitud, respecto del uso que da a sus datos personales.
d. Presentar ante la autoridad competente, quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Previamente deber谩 haberse surtido el tr谩mite de consulta o reclamo ante FUNDACI脫N CIGARRA.
e. Revocar la autorizaci贸n y/o solicitar la supresi贸n del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garant铆as constitucionales y legales.
f. Acceder sin costo, a trav茅s de los canales dispuestos por FUNDACI脫N CIGARRA, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
6. DEBERES DE FUNDACI脫N CIGARRA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de h谩beas data.
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas, copia de la respectiva autorizaci贸n otorgada por el Titular.
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolecci贸n y los derechos que le asisten en virtud de la autorizaci贸n otorgada.
d. Conservar la informaci贸n bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraci贸n, p茅rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la informaci贸n que se suministre a los Encargados del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la informaci贸n, comunicando de forma oportuna a los Encargados del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos del Titular. Adem谩s, adoptar las medidas necesarias para que la informaci贸n se mantenga actualizada.
g. Rectificar la informaci贸n cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente a los Encargados del Tratamiento.
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, seg煤n el caso, 煤nicamente datos cuyo Tratamiento est茅 previamente autorizado de conformidad con lo establecido.
i. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la informaci贸n del Titular y, exigir a los Encargados del Tratamiento lo mismo.
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los t茅rminos acordados.
k. Informar a los Encargados del Tratamiento cuando determinada informaci贸n se encuentre en discusi贸n por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamaci贸n y no haya finalizado el tr谩mite respectivo.
l. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
m. Informar a la autoridad de protecci贸n de datos cuando se presenten violaciones a los c贸digos de seguridad y existan riesgos en la administraci贸n de la informaci贸n de los Titulares.
n. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la autoridad competente sobre el tema en particular.
7. AUTORIZACI脫N DE LOS TITULARES
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del Titular se requiere la autorizaci贸n previa e informada de este, la cual deber谩 ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificaci贸n posterior, o a
trav茅s de un mecanismo tecnol贸gico id贸neo que le permita al titular manifestar su consentimiento para concluir de manera inequ铆voca que, de no haberse surtido una determinada acci贸n, los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en la base de datos.
La recolecci贸n de datos se limitar谩 a aquellos datos personales que sean pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recogidos.
La autorizaci贸n no ser谩 necesaria cuando se trate de:
a. Informaci贸n requerida por una entidad p煤blica o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza p煤blica.
c. Casos de urgencia m茅dica o sanitaria.
d. Tratamiento de informaci贸n autorizado por la ley para fines hist贸ricos, estad铆sticos o cient铆ficos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Es responsabilidad de los Titulares suministrar la informaci贸n de manera veraz, 铆ntegra, oportuna y responsable.
Para la recolecci贸n y tratamiento de datos personales sensibles se indicar谩 claramente al Titular cu谩les datos son, la finalidad del Tratamiento y la informaci贸n acerca de que no est谩 obligado a autorizar su Tratamiento.
8. AVISO DE PRIVACIDAD
Cuando no sea posible poner a disposici贸n del Titular la pol铆tica de Tratamiento de datos personales, FUNDACI脫N CIGARRA informar谩 por medio de un Aviso de Privacidad al Titular sobre la existencia de esta pol铆tica y la forma de acceder a la misma, previamente y en todo caso, a m谩s tardar al momento de la recolecci贸n de los datos personales.
El anuncio debe destacar la responsabilidad de los Titulares respecto de la actualizaci贸n de su informaci贸n para el cumplimiento 贸ptimo de los deberes de FUNDACI脫N CIGARRA.
En cualquier caso, la Pol铆tica de Tratamiento de Datos Personales estar谩 publicada en la p谩gina web de la FUNDACI脫N CIGARRA www.cigarra.org
9. LEGITIMACI脫N PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR
Los derechos de los Titulares podr谩n ejercerse por las siguientes personas:
a. Por el Titular, quien deber谩 acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposici贸n FUNDACI脫N CIGARRA.
b. Por los causahabientes del Titular (en los casos que 茅ste falte por muerte o incapacidad), quienes deber谩n acreditar tal calidad.
c. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditaci贸n de la representaci贸n o poder correspondiente.
d. Por estipulaci贸n a favor de otro o para otro.
e. Los derechos de los ni帽os, ni帽as o adolescentes se ejercer谩n por las personas que est茅n facultadas para representarlos.
10. RESPONSABLE PARA LA ATENCI脫N DE CONSULTAS Y RECLAMOS
FUNDACI脫N CIGARRA ha creado el rol de Oficial de Protecci贸n de Datos, asignado al Administrador, qui茅n ser谩 el responsable de la definici贸n, implementaci贸n y seguimiento de las acciones requeridas para garantizar este derecho a los Titulares de datos personales en poder de la FUNDACI脫N CIGARRA, de acuerdo con la regulaci贸n vigente.
11. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCI脫N DE CONSULTAS Y RECLAMOS
El Oficial de Protecci贸n de Datos de la FUNDACI脫N CIGARRA ser谩 el encargado de recibir, gestionar y dar respuesta a las consultas y reclamos que presenten los Titulares, causahabientes o apoderados.
Las consultas ser谩n atendidas en un t茅rmino m谩ximo de diez (15) d铆as h谩biles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho t茅rmino, se informar谩 al Titular, expresando los motivos de la demora y se帽alando la fecha en que se atender谩 su consulta, sin exceder los cinco (5) d铆as h谩biles siguientes al vencimiento del primer t茅rmino.
Las reclamaciones para la correcci贸n, actualizaci贸n o supresi贸n, o por presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, ser谩n tramitadas bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formular谩 mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificaci贸n del Titular, la descripci贸n de los hechos que dan lugar al reclamo, la direcci贸n, y acompa帽ando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerir谩 al interesado dentro de los cinco (5) d铆as siguientes a la recepci贸n del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la informaci贸n requerida, se entender谩 que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dar谩 traslado a quien corresponda en un t茅rmino m谩ximo de dos (2) d铆as h谩biles e informar谩 de la situaci贸n al interesado
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluir谩 en la base de datos una leyenda que diga 鈥渞eclamo en tr谩mite鈥 y el motivo del mismo, en un t茅rmino no mayor a dos (2) d铆as
h谩biles. Dicha leyenda deber谩 mantenerse hasta que el reclamo sea decidido; y 3. El t茅rmino m谩ximo para atender el reclamo ser谩 de quince (15) d铆as h谩biles contados a partir del d铆a siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho t茅rmino, se informar谩 al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atender谩 su reclamo, la cual en ning煤n caso podr谩 superar los ocho (8) d铆as h谩biles siguientes al vencimiento del primer t茅rmino.
12. MODIFICACI脫N Y/O ACTUALIZACI脫N DE LA POL脥TICA DE PROTECCI脫N DE DATOS PERSONALES Y MANEJO DE INFORMACI脫N
Cualquier cambio sustancial en las pol铆ticas de tratamiento, se comunicar谩 de forma oportuna a los Titulares de los datos a trav茅s de los medios habituales de contacto y/o a trav茅s de la p谩gina web de la FUNDACI脫N CIGARRA www.cigarra.org.
13. PERMANENCIA DE LAS BASES DE DATOS Y VIGENCIA DE LA POL脥TICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los datos se conservan de acuerdo con los principios de necesidad y razonabilidad, as铆 como con los de caducidad y temporalidad seg煤n lo previsto en la ley y en la jurisprudencia. FUNDACI脫N CIGARRA mantendr谩 los datos de:
Ni帽os, ni帽as y adolescente: Durante todo el tiempo que exista el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos y mientras subsista alguna relaci贸n comercial, o de servicio, o de cualquier otra 铆ndole u obligaci贸n vigente con FUNDACI脫N CIGARRA, en cumplimiento de las finalidades establecidas.
Ex beneficiarios de los servicios: hasta un tiempo m谩ximo de diez (10) a帽os, una vez finalizada la relaci贸n con FUNDACI脫N CIGARRA.
Empleados y Proveedores: Se mantendr谩n durante la vigencia de la relaci贸n contractual y posteriormente, conforme con lo previsto por la ley.
Candidatos a empleados: Durante un (1) a帽o contado a partir de la finalizaci贸n del proceso de vinculaci贸n.
El titular de la informaci贸n mantendr谩 la autorizaci贸n otorgada durante todo el tiempo que existe el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos y mientras subsista alguna relaci贸n comercial, o de servicio, o de cualquier otra 铆ndole u obligaci贸n vigente con FUNDACI脫N CIGARRA, lo cual constituir谩 el periodo de vigencia de los datos. Cumplidos el t茅rmino legal y/o extinguidas todas las relaciones contractuales, comerciales, de servicio, o de cualquier otra 铆ndole, se proceder谩 a la eliminaci贸n de los datos personales de la base de datos o archivos de FUNDACI脫N CIGARRA.
La presente Pol铆tica rige a partir del 1 de enero de 2018